Allgemein
Der Saarpfalz-Kreis möchte die Mail-Kommunikation zwischen Ihnen und der Behörde hinreichend absichern. Das ist unsere gesetzliche Verpflichtung und unser Anspruch mit Ihnen sicher zu kommunizieren.
Die E-Mail ist ein unsicheres Kommunikationsmedium. Dies betrifft die Vertraulichkeit der übermittelten Nachricht und ihre Integrität.
Vertraulich ist eine Mail, wenn nur die Kommunikationspartner einer Nachricht auch deren Inhalt lesen können. Die Integrität der Nachricht garantiert darüber hinaus, dass sie unverändert vom Sender zum Empfänger übertragen wurde.
Beides ist ohne weitere Sicherheitsmaßnahmen bei der üblichen Mailkommunikation keineswegs sichergestellt und bedarf deshalb unterstützender technischer Maßnahmen, um dies zu erreichen.
Die angebotene Lösung
Wir als Saarpfalz-Kreis arbeiten mit dem Anbieter FTAPI 
https://www.ftapi.com zusammen, um Ihnen einen hinreichend sicheren Kommunikationskanal, sowohl aus der Behörde als auch in die Behörde, anbieten zu können.
Wie funktioniert FTAPI?
Der Ansatz von FTAPI besteht darin, dass alle Anhänge einer Mail nicht mehr mit der Mail selbst verschickt werden, sondern in der Mail nur verlinkt sind. Der Empfänger kann sich darüber die Anhänge von der FTAPI-Plattform herunterladen. Die Daten sind dabei sowohl über den Übertragungsweg als auch inhaltlich hinreichend geschützt.
Die Sicherheitsstufen von FTAPI
Je nachdem, wie sensibel die versendeten Inhalte einer Mail sind, entscheidet der Mitarbeiter des Saarpfalz-Kreises, in welcher Sicherheitsstufe er Ihnen die Daten zukommen lässt.
Der Saarpfalz-Kreis versendet Mails in folgenden Sicherheitsstufen:
Sicherheitsstufe 1
- Die Daten sind über einen sicheren Link abrufbar.
- Es ist kein Konto erforderlich.
- Jeder, der den Link kennt, kann auf die Daten zugreifen.
Sicherheitsstufe 2
- Die Daten sind über einen sicheren Link abrufbar.
- Sie benötigen ein (kostenloses) Benutzerkonto bei FTAPI, um auf den Anhang zugreifen zu können.
Sicherheitsstufe 3
- Sie benötigen ein (kostenloses) Benutzerkonto bei FTAPI, um auf den Anhang zugreifen zu können.
- Der Anhang ist Ende-zu-Ende verschlüsselt und wird mit dem SecuPass-Key entschlüsselt.
Sicherheitsstufe 4
- Sie benötigen ein (kostenloses) Benutzerkonto bei FTAPI, um auf den Anhang und die Nachricht zugreifen zu können.
- Der Anhang und die Nachricht sind Ende-zu-Ende verschlüsselt und werden mit dem SecuPass-Key entschlüsselt.
Was bedeutet diese Lösung für Sie beim Einreichen von Dokumenten?
In manchen Fällen ist es erforderlich, dass die Behörde Daten oder Unterlagen von Ihnen anfordert. Ist dies in einem direkten Kontakt mit einem Sachbearbeiter der Fall, kann dieser Ihnen einen digitalen Zugangskanal für Ihre Dokumente in die Behörde über einen sog. Upload-Link eröffnen.
Anleitung Einreichung von Dokumenten (PDF)
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten
Die FTAPI-Plattform setzt auf Datensparsamkeit. Zur Anlage eines Kontos ist deshalb lediglich Ihre E-Mail-Adresse erforderlich.
Grundsätzlich sind Ihre Daten für die Zeit ihrer Ablage auf der Plattform sicher verschlüsselt. Ab Sicherheitsstufe 3 und höher können nur Sie Ihre Daten entschlüsseln und einsehen.
Nach der Erstellung eines Kontos bliebt dieses 90 Tage aktiv. Finden in dieser Zeit keine Aktivitäten statt, wird es zusammen mit Ihren Daten automatisch und vollständig gelöscht.
Die Daten, die im Zuge einer E-Mail-Kommunikation auf der Plattform abgelegt wurden, bleiben 60 Tage verfügbar. Danach werden sie ebenfalls vollständig gelöscht.
Keine weiteren Mitarbeitenden des Saarpfalz-Kreises außer dem Kommunikationspartner können die Inhalte einer Mailkommunikation einsehen.
Wann funktioniert FTAPI NICHT für Sie?
FTAPI kommuniziert mit Ihnen im Prozessablauf stellenweise per Mail, um Sie darüber durch den Prozess zu führen. Diese Mails enthalten häufig weiterführende Links, um den FTAPI-Prozess zum Datenaustausch abzubilden. Diese Mails werden derzeit mit der Absender-Adresse Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! versendet. Wird diese Adresse oder die Maildomain geblockt oder Ihre IT erlaubt nur Textmails, können Sie die grundlegenden Funktionen von FTAPI nicht nutzen.
Das gleiche gilt, wenn aufgrund von Sicherheitsbedenken Links aus Mails allgemein gefiltert werden. Durch diese technischen Beschränkungen gehen wichtige Informationen inhaltlich aber auch technisch, z.B. zur Interaktion zwischen Sender und Empfänger, verloren. Auch damit werden grundlegende Funktionen zur Nutzung von FTAPI unterbunden.
Dies bitten wir bei allen eigenen Sicherheitsmaßnahmen zu bedenken und entsprechend zu bewerten.
Fazit
Mit FTAPI bieten wir Ihnen gemäß der verwendeten Sicherheitsstufe eine sichere bis hochsichere Lösung in der Mailkommunikation an.
Für Sie ist dieser Weg kostenfrei und möglichst einfach in der Verwendung. Alle Funktionalitäten, die Sie zum Empfang einer Nachricht benötigen, können in Ihrem Internet-Browser abgebildet werden. Daneben ist keine zusätzliche Software auf Ihrem Computer erforderlich.
In den Anleitungen finden Sie für den jeweiligen Anwendungsfall eine umfassende Beschreibung, wie Sie als Kommunikationsteilnehmer mit FTAPI umgehen müssen.
Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an Ihren jeweiligen Kommunikationspartner.
Vielen Dank
Ihr Saarpfalz-Kreis
